Privacyverklaring

1. Wanneer passen we deze privacyverklaring toe?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die we verwerken en op alle domeinen die aan ons gerelateerd zijn. Het gaat om de persoonsgegevens van iedereen die weleens contact met ons heeft gehad of onze website heeft bezocht, zoals bezoekers, klanten en zakelijke contactpersonen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot u als individu, zoals uw naam, telefoonnummer, IP-adres of klantnummer. Wilt u meer weten over persoonsgegevens, kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

2. Wie gebruikt uw gegevens?

Van Langen Onderhoud B.V., handelend onder de naam Duurzaam Onderhoud, is de verwerkingsverantwoordelijke voor het gebruik van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. De volledige gegevens zijn:

3. Van wie gebruiken we gegevens?

We verwerken de persoonsgegevens van iedereen die contact met ons heeft gehad of onze website heeft bezocht. Dit zijn onder meer bezoekers, particuliere klanten, zakelijke klanten en contactpersonen van onze partners.

4. Hoe komen we aan uw gegevens?

We krijgen de gegevens rechtstreeks van u zodra u:

• onze website bezoekt of gegevens invult op onze website;
• een onderhoudsabonnement samenstelt via onze configurator;
• een storing meldt via ons storingsformulier;
• contact opneemt met ons via e-mail, telefoon of op andere wijze.

Daarnaast kunnen we gegevens over u ontvangen van onze installatiepartner Van Langen Installatietechniek, wanneer die bij u een installatie heeft geplaatst waarvoor onderhoud of garantie via ons loopt. Ontvangen we op die manier voor het eerst gegevens van u, dan informeren we u daarover binnen één maand, in de regel via onze eerste e-mail aan u, zodat u weet welke gegevens we hebben en wat uw rechten zijn (waaronder het recht om u af te melden).

5. Welke gegevens gebruiken we van u?

We maken gebruik van de volgende gegevens:

• naam;
• woonadres of vestigingsadres;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• voor zakelijke klanten: bedrijfsnaam, KVK-nummer en btw-nummer;
• gegevens over uw installatie (type, merk, bouwjaar) en het bijbehorende factuur- of aankoopnummer;
• een beschrijving van de storing en eventuele foto's wanneer u een storing meldt;
• uw IBAN en SEPA-incassomachtiging wanneer u een abonnement afsluit, samen met het bewijs van die machtiging (datum en IP-adres);
• gegevens over uw abonnement, offertes, facturen en betalingen.

6. Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

We gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor we die mogen gebruiken, en steeds op basis van een geldige grondslag:

• om uw onderhoudsovereenkomst uit te voeren: het inplannen van onderhoud, het afhandelen van storingen, en het beheren van uw abonnement (grondslag: uitvoering van de overeenkomst);
• om offertes op te stellen, facturen te maken en de incasso van uw abonnement via SEPA uit te voeren bij onze eigen bank (grondslag: uitvoering van de overeenkomst);
• om uw installatiegarantie te kunnen waarborgen. Onderhoud is daarvoor een voorwaarde (grondslag: gerechtvaardigd belang van u en van ons bij een geldige garantie);
• om met u te communiceren en u de beste service te bieden;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de belastingwetgeving (grondslag: wettelijke plicht).

7. Hoelang bewaren we uw gegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens zolang dat volgens de wet moet en zolang als nodig is voor het doel waarvoor we ze gebruiken. Zolang u klant bij ons bent en uw abonnement of garantie loopt, bewaren we uw gegevens. Factuur- en administratiegegevens bewaren we volgens de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar voor de Belastingdienst.

Ontvangen we via onze installatiepartner uw gegevens omdat er een installatie bij u is geplaatst, dan nodigen we u uit voor een onderhoudsabonnement. Sluit u dat niet af, dan bewaren we uw gegevens en het verloop van die uitnodiging vijftien jaar, gerekend vanaf de plaatsing. Dat doen we omdat een abonnement voorwaarde is voor de garantie op uw installatie: doet u later een beroep op die garantie, dan moeten wij kunnen laten zien dat en wanneer wij u hebben uitgenodigd. De termijn volgt de garantieduur van tien jaar, met vijf jaar verjaringstermijn erbovenop. We bewaren daarvoor uw contactgegevens, uw adres, om welke installatie het ging en welke berichten wij u wanneer hebben gestuurd. De kopie van de plaatsingsfactuur verwijderen we na een jaar, want die hebben we daarvoor niet nodig.

Wilt u meer weten over hoelang we specifieke gegevens bewaren, neem dan contact met ons op.

8. Met wie delen we uw gegevens?

We verkopen uw persoonsgegevens nooit en verstrekken ze niet voor commerciële doeleinden aan derden. Voor het functioneren van onze dienstverlening maken we gebruik van een aantal verwerkers, met wie we verwerkersovereenkomsten hebben gesloten:

• Supabase: opslag van onze gegevens (database en bestanden), binnen de Europese Unie;
• Resend: het versturen van onze e-mails (bevestigingen, offertes en facturen);
• Mollie: het afhandelen van online betalingen, wanneer u een factuur betaalt via de betaalknop in onze e-mail.

De automatische incasso van uw abonnement voeren we zelf uit via onze eigen bank. Daarvoor geven we uw naam, uw rekeningnummer en het kenmerk van uw machtiging door aan de bank. Een bank is daarbij geen verwerker die voor ons werkt, maar een zelfstandige partij met een eigen privacybeleid en een eigen wettelijke plicht om die gegevens te bewaren.

Daarnaast wisselen we, waar nodig voor onderhoud of garantie, gegevens uit met onze installatiepartner Van Langen Installatietechniek.

9. Waar slaan we uw gegevens op?

We verwerken en bewaren uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Onze database en bestanden staan bij Supabase in de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland). Heeft u hierover vragen, neem dan gerust contact met ons op.

10. Hoe veilig zijn uw gegevens bij ons?

We hebben er veel aan gedaan om uw gegevens zowel organisatorisch als technisch zo goed mogelijk te beveiligen. Uw gegevens staan opgeslagen binnen de Europese Unie. Het verkeer tussen uw browser en ons systeem is versleuteld, en bij onze hostingpartij staan de gegevens versleuteld op schijf. De toegang is beperkt tot medewerkers die daar van ons toestemming voor hebben gekregen, en wie wat heeft gewijzigd leggen we vast. Gevoelige gegevens zoals uw rekeningnummer tonen we in onze schermen verkort, zodat ze niet onnodig in beeld staan. Heeft u vragen over de manier van beveiligen, neem dan contact met ons op.

11. Wat mag u van ons vragen?

Omdat we persoonsgegevens van u gebruiken, heeft u verschillende rechten. Deze zetten we hieronder op een rijtje.

12. Welke regels gelden voor deze privacyverklaring?

Onze privacyverklaring moet aan verschillende voorwaarden voldoen. Deze vindt u met name terug in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast zijn de algemene regels die volgens de Nederlandse wet gelden van toepassing.

13. Welke cookies gebruiken we?

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij uw bezoek aan onze website op uw apparaat wordt geplaatst. Onze website gebruikt alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn om correct te functioneren. Deze plaatsen we zonder uw toestemming, omdat de website zonder deze cookies niet goed werkt.

We plaatsen geen tracking- of marketingcookies en volgen uw surfgedrag niet voor advertentiedoeleinden. Verandert dit in de toekomst, dan passen we deze privacyverklaring aan en vragen we vooraf uw toestemming.

14. Wat doen we met gegevens van minderjarigen?

We richten ons niet specifiek op minderjarigen. Bent u jonger dan 18 jaar, dan heeft u toestemming van een ouder of voogd nodig om gebruik te maken van onze website. Bezoekt u minderjarig onze website, dan gaan we ervan uit dat u die toestemming hebt gekregen.

15. Heeft u een vraag over deze privacyverklaring?

Heeft u een vraag over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact op door een e-mail te sturen naar info@duurzaamonderhoud.nl. We helpen u graag.